المدونات

تعرف على أخطاء حوكمة الجمعيات وكيفية تفاديها بذكاء

حوكمة الجمعيات

تطبيق حوكمة الجمعيات بشكل سليم

عندما تتولى جمعية ما مسؤولية خدمة مجتمعها، يكون النجاح مرهونًا بالكثير من العوامل، ومن أبرزها تطبيق الحوكمة السليمة. لكن وبالرغم من الجهود المبذولة قد تقع بعض الجمعيات في أخطاء قد تهدد استدامتها وفعاليتها. هذه الأخطاء ليست حتمية، لكنها شائعة ويمكن تجنبها إذا ما تم التعرف عليها والعمل على تصحيحها.

حوكمة الجمعيات ليست مجرد مفهوم إداري

بل هي منهج متكامل يرتكز على الشفافية، المساءلة، والتنظيم الداخلي السليم، ومع ذلك فيعاني العديد من القائمين على الجمعيات من تحديات كبيرة في تطبيق هذه المبادئ بشكل عملي، مما يؤدي إلى تكرار الأخطاء. من هذه التحديات غموض الصلاحيات أو ضعف الرقابة، والتي تؤثر سلبًا على الأداء وتحد من قدرة الجمعية على تحقيق أهدافها.

في هذا المقال، سنتناول الأخطاء الأكثر شيوعًا التي تقع فيها الجمعيات عند تطبيق الحوكمة وكيفية تفاديها، سنقدم لك الأدوات والنصائح التي ستساعدك في تجنب هذه الأخطاء مما يمكّن جمعيتك من العمل بكفاءة أكبر ويساهم في تعزيز ثقة المجتمع في عملها.

عدم وضوح الهيكل التنظيمي والصلاحيات

أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا في تطبيق حوكمة الجمعيات هو غموض الهيكل التنظيمي وصلاحيات الأعضاء، فعندما تكون مهام وصلاحيات الأعضاء في الجمعية غير محددة بدقة، يمكن أن يحدث تداخل في المسؤوليات أو حتى صراعات بين الأعضاء، وقد يؤدي هذا إلى فقدان التنسيق بين مختلف الأقسام أو الأفراد، مما يؤثر على اتخاذ القرارات وتنفيذ الخطط.

كيفية تجنبها:

  • وضع هيكل تنظيمي واضح: يجب أن يكون هناك تقسيم دقيق للأدوار والمهام بين الأعضاء، مع تحديد الصلاحيات والواجبات لكل فرد.
  • إعداد اللوائح الداخلية: هذه اللوائح تضمن وضوح سياسات الجمعية وتعزز من التنظيم الداخلي.
  • التأكد من توثيق جميع المسؤوليات: يجب توثيق المهام والصلاحيات في محاضر رسمية تساهم في تجنب التداخل أو التعارض.

عدم الشفافية في اتخاذ القرارات

تعتبر الشفافية من الركائز الأساسية في حوكمة الجمعيات السليمة، إلا أن العديد من الجمعيات ترتكب خطأ عدم تقديم معلومات كافية بشأن كيفية اتخاذ القرارات، مما يؤدي إلى خلق بيئة من الشكوك أو الإحباط بين الأعضاء والمستفيدين من الجمعية. هذا يمكن أن يقلل من ثقة المجتمع في الجمعية.

كيفية تجنبها:

  • إعلان القرارات علنًا: ينبغي أن يتم نشر القرارات المهمة علنًا بين الأعضاء والمجتمع.
  • توفير تقارير دورية: يجب أن تقدم الجمعية تقارير منتظمة حول الأنشطة والقرارات المالية والإدارية.
  • إشراك الأعضاء في عملية اتخاذ القرار: يساهم إشراك الأعضاء في المناقشات واتخاذ القرارات في تحسين الشفافية وخلق بيئة من التعاون.

ضعف الرقابة والمراجعة الداخلية

من الأخطاء الشائعة التي تقع فيها العديد من إدارات الجمعيات هو ضعف الرقابة الداخلية، وخاصة في ما يتعلق بالجانب المالي، مما قد يؤدي ذلك إلى تدهور الموارد المالية أو الفشل في استغلالها بالشكل الأمثل.

كيفية تجنبها:

  • تعيين لجان للرقابة المالية: يجب أن تكون هناك لجنة مالية مستقلة مسؤولة عن مراقبة الأموال والإيرادات والمصروفات.
  • إجراء تدقيق مالي دوري: يجب أن تتم مراجعة الحسابات بشكل دوري من قبل جهات خارجية لضمان الشفافية والمصداقية.
  • تحديد ضوابط مالية صارمة: يمكن وضع معايير وإجراءات صارمة للصرف المالي والموافقة على الميزانية.

عدم وجود خطة استراتيجية واضحة

من أكبر الأخطاء التي قد تصادم تطبيق حوكمة الجمعيات هو غياب الخطة الاستراتيجية التي تحدد أهداف الجمعية وطريقة تحقيقها. غياب هذه الخطة يترك الجمعية في حالة من العشوائية، حيث تتخذ القرارات دون تنسيق أو رؤية واضحة للمستقبل.

كيفية تجنبها:

  • وضع خطة استراتيجية طويلة المدى: يجب أن تكون هناك رؤية واضحة تتضمن أهداف الجمعية ورؤيتها المستقبلية.
  • مراجعة وتحديث الخطة بانتظام: يتعين على الجمعية تعديل وتحديث الخطة الاستراتيجية بشكل دوري لتواكب التغيرات في البيئة المحيطة.
  • وضع مؤشرات أداء: يجب تحديد مؤشرات أداء قابلة للقياس تتيح متابعة التقدم نحو تحقيق الأهداف.

عدم تحديد آلية للمسائلة والمحاسبة

إحدى أكبر التحديات التي تواجه تطبيق حوكمة الجمعيات بالشكل الأمثل هي غياب آلية محاسبية فعالة تضمن مساءلة الأفراد في المناصب القيادية. وهذا قد يؤدي إلى عدم تحمل المسؤولية وتراكم الأخطاء أو المخالفات.

كيفية تجنبها:

  • وضع نظام للمسائلة: يجب أن يتم تحديد آلية محاسبية تتضمن مراقبة الأنشطة المالية والإدارية، مع تحديد المسؤوليات بشكل دقيق.
  • تعزيز ثقافة المساءلة: يجب أن تكون المساءلة جزءًا من ثقافة الجمعية، بحيث يشعر كل عضو بأنه مسؤول عن أعماله وقراراته.
  • إعداد تقارير دورية للمراجعة: ينبغي تقديم تقارير منتظمة عن الأداء العام من قبل الأعضاء للمراجعة والتقييم.

إغفال التدريب والتطوير لأعضاء الجمعية

من الأخطاء التي يمكن أن تضر بحوكمة الجمعيات هو إغفال التدريب والتطوير المستمر لأعضاء الجمعية، مما يؤدي إلى ضعف القدرات التنفيذية وفشل الجمعية في التكيف مع التغيرات في البيئة الاجتماعية أو الاقتصادية.

كيفية تجنبها:

  • توفير فرص التدريب والتطوير المستمر: يجب أن يتم تنظيم دورات تدريبية وورش عمل منتظمة لأعضاء الجمعية.
  • تعزيز المعرفة بالحكم الرشيد: يجب أن يكون هناك تدريب خاص حول مبادئ الحوكمة الرشيدة وأفضل الممارسات.
  • تشجيع التعلم المستمر: ينبغي توفير الموارد والفرص للأعضاء لتعلم مهارات جديدة تساهم في تطوير الجمعية.

إغفال دور التواصل الفعّال

في بعض الأحيان تفتقر الجمعيات إلى قنوات تواصل فعالة بين الأعضاء والمجتمع، مما يؤدي إلى تفشي الانعزالية أو ضعف التفاعل وهو مما يصادم بعض أهم مبادئ حوكمة الجمعيات ، فالتواصل الفعال يسهم في بناء الثقة ونجاح الجمعية.

كيفية تجنبها:

  • إنشاء قنوات تواصل متعددة: ينبغي أن تضع الجمعية آليات للتواصل المباشر مع أعضائها والمجتمع، سواء عبر البريد الإلكتروني، أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو الاجتماعات الدورية.
  • تعزيز الشفافية في التواصل: يجب أن تكون جميع المعلومات المتعلقة بالأنشطة المالية والإدارية متاحة لجميع الأطراف المعنية.
  • الاستماع إلى ملاحظات الأعضاء: ينبغي أن تكون الجمعية مستعدة للاستماع إلى ملاحظات الأعضاء والمجتمع وتنفيذ التعديلات اللازمة بناءً عليها.

عدم اتباع سياسات الاحتفاظ بالوثائق

غالبًا ما ترتكب الجمعيات خطأ عدم الحفاظ على السجلات والوثائق بشكل صحيح، مما قد يؤدي إلى فقدان المعلومات الحيوية، سواء لأغراض المحاسبة أو لأي مسائل قانونية.

كيفية تجنبها:

  • وضع نظام لحفظ السجلات: يجب أن تكون هناك آلية واضحة لحفظ وتوثيق جميع المستندات والوثائق المهمة بشكل آمن.
  • الامتثال للمتطلبات القانونية: ينبغي أن تتبع الجمعية كافة القوانين المتعلقة بحفظ السجلات، بما في ذلك فترات الاحتفاظ بالوثائق.
  • استخدام التكنولوجيا: يمكن استخدام البرمجيات الحديثة لحفظ السجلات الرقمية بطريقة منظمة وآمنة.

 دور شركة عبد العزيز حمد الزيد في تعزيز حوكمة الجمعيات

شركة عبد العزيز حمد الزيد، باعتبارها مكتب محاسبة معتمد، تقدم خدمات استشارية متخصصة في حوكمة الجمعيات تساعد في تجنب الأخطاء الشائعة التي قد تؤثر على أداء الجمعيات. من خلال خبراتها الواسعة في مجال المحاسبة والرقابة المالية، وتوفر الشركة استشارات عملية تتعلق بتطبيق المبادئ السليمة للحوكمة داخل الجمعيات، كما يمكن للعملاء الحصول على دعم في مجالات التدقيق المالي، إعداد التقارير المالية، والتأكد من أن جميع الأنشطة المالية تتوافق مع الأنظمة والقوانين المحلية والدولية.

كيف يمكن لشركة عبد العزيز حمد الزيد مساعدتك في مسار حوكمة الجمعيات:

  • استشارات في حوكمة الجمعيات: تقدم الشركة مشورة في تطوير هيكل تنظيمي فعال وتحديد آليات المحاسبة.
  • إجراء تدقيق مالي شامل: تقوم الشركة بإجراء تدقيق دوري لضمان الشفافية والمصداقية في المعاملات المالية للجمعية.
  • التدريب والتطوير: تقدم الشركة برامج تدريبية لأعضاء الجمعيات لتمكينهم من تطبيق مبادئ الحوكمة بكفاءة وفعالية.

في الختام

فإن تطبيق حوكمة الجمعيات بشكل سليم هو مفتاح نجاح أي جمعية واستدامتها على المدى الطويل، فمن خلال تجنب الأخطاء الشائعة مثل غموض الصلاحيات وضعف الشفافية، وتعزيز الرقابة الداخلية، يمكن للجمعيات أن تبني بيئة عمل أكثر فاعلية وكفاءة من خلال التزام الأعضاء بتطبيق مبادئ الحوكمة الرشيدة، والاستفادة من الاستشارات المتخصصة مثل تلك التي تقدمها شركة عبد العزيز حمد الزيد، يمكن للجمعيات تحقيق أهدافها بفعالية وبناء ثقة قوية مع المجتمع.

المصادر:

60 خطأ جسيما تقع بها مجالس الإدارة – موقع خالد الشريعة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *